Voor een goede behandeling is het noodzakelijk dat ik, als behandelend therapeut, voor iedere cliënt een dossier aanleg. Dit is een wettelijke verplichting vanuit de WGBO. De dossiers bevatten aantekeningen over de psychosociale en gezondheidstoestand en informatie over de uitgevoerde behandelsessies. Ook worden in het dossier gegevens opgenomen die, na expliciete toestemming van een cliënt, zijn ontvangen van of verstrekt aan een andere zorgverlener of derde partij (bijvoorbeeld de huisarts).

Ik doe mijn best om de cliënten privacy te waarborgen. Dit betekent onder meer dat ik zorgvuldig omga met alle gegevens en ervoor zorgdraag dat onbevoegden geen toegang hebben tot deze gegevens. Als behandelend therapeut heb ik alleen toegang tot de gegevens in de cliëntendossiers. Ik heb een wettelijke geheimhoudingsplicht (beroepsgeheim). De gegevens in de cliëntendossiers blijven zoals in de wet op de behandelovereenkomst wordt vereist 20 jaar bewaard.

De gegevens uit een dossier kunnen voor de volgende doelen gebruikt worden:

• Om andere zorgverleners en derden te informeren, bijv. een bedrijfsarts of letselschadeadvocaat. Dit gebeurt enkel met expliciete toestemming.
• Voor het gebruik voor waarneming, tijdens mijn afwezigheid.
• Voor de (financiële) administratie en het opstellen van de factuur. (een klein deel van de gegevens)
• Als ik vanwege andere redenen gebruik wil maken van cliëntgegevens, dan zal ik de betreffende cliënt eerst informeren en expliciet om toestemming vragen.

Op de factuur die cliënten ontvangen staan de gegevens die door de zorgverzekeraar gevraagd worden, zodat facturen gedeclareerd kunnen worden bij de zorgverzekeraar.

• Naam, adres, woonplaats en geboortedatum
• De datum van de behandeling
• Een korte omschrijving van de behandeling, zijnde ‘hypnotherapie sessie’
• De kosten van de sessie